Application de la TVA lors de la refacturation des notes de frais

Le problème de la TVA qu’il faut appliquer lors de la refacturation des notes de frais au client est assez compliqué dans la pratique.

Généralement, l’entreprise court le risque de décevoir son client compte tenu du fait qu’elle affiche des coûts trop élevés pour ses notes de frais. Dans le cas contraire, elle se retrouve à supporter pour son client des frais de TVA qu’elle est censée récupérer.

Pour pallier à ces difficultés, le CGI prévoit différents processus pour permettre aux entreprises d’appliquer convenablement la TVA au moment de la refacturation des notes de frais.

A propos de la TVA sur la refacturation

Dans quel cadre la TVA fait-elle objet de refacturation ?

Dans le cadre de leurs activités, les collaborateurs d’une entreprise peuvent être amenés à réaliser des missions pour le compte de ses clients et, ces derniers peuvent s’engager à endosser leurs dépenses professionnelles dans le cadre de l’exécution de ces missions.

Le Code Général des Impôts considère ce genre de dépenses comme des frais accessoires. Ces derniers faisant partie de la prestation effectuée pour le client, la TVA afférente engagée pourra faire objet de refacturation si toutes les conditions sont remplies.

Pour cela, il suffira à l’entreprise d’en faire le calcul au moyen de la note de frais, en prenant soin de distinguer la nature des charges engagées. Cette condition est censée lui permettre de déterminer si elle doit appliquer ou non la TVA sur la refacturation des dépenses engagées.

La TVA et les possibilités de refacturation de la note de frais

Si vous souhaitez récupérer la TVA sur la refacturation des frais à vos clients, vous allez devoir passer par une procédure plutôt complexe. La refacturation de la TVA constitue d’ailleurs assez souvent le noyau de plusieurs débats comptables et fiscaux.

De façon générale, on peut retenir qu’il est accepté trois règles de refacturation des notes de frais aux clients. Parmi celles-ci, deux incluent la TVA et la dernière l’exclut. Ces méthodes sont celles de :

  • La facturation en séparant les dépenses exonérées des dépenses assujetties à la TVA ;
  • La facturation avec application systématique de la TVA ;
  • La facturation des frais sous forme de débours.

Comment est calculée la TVA à appliquer sur les notes de frais ?

La facturation avec application systématique de la TVA

Cette méthode est la plus simple pour appliquer la TVA lors de la refacturation des notes de frais au client. D’autre part, elle est plus sûre car le risque d’erreur ou de mauvaise appréciation du statut des charges est éliminé. En plus, elle permet de réaliser un bénéfice sur les frais engagés.

Toutefois, le choix de cette méthode pour récupérer la TVA lors de la refacturation des frais au client comporte l’inconvénient de revenir onéreuse pour ce dernier surtout s’il n’a pas la possibilité de récupérer la TVA.

D’autre part, cette méthode vous fait appliquer la TVA sur des charges qui en sont normalement exonérées.

La facturation en séparant les dépenses exonérées des dépenses assujetties

Selon cette méthode, la TVA qu’il faut appliquer pour la refacturation est obtenue à partir du montant réel de la charge consentie. Ainsi, pour les dépenses exonérées comme le logement et les transports, il faudra appliquer la TVA sur le montant TTC, tandis que pour les dépenses assujetties à une TVA déductible comme les repas, les péages, la TVA fera objet de refacturation sur le montant Hors Taxe.

Cette possibilité permet en fait de cumuler les deux autres procédures à savoir celle de la refacturation systématique et celle des débours, pour réduire le coût final de la prestation au client, tout en vous permettant de récupérer la TVA que vous avez engagée.

Toutefois, le traitement comptable de cette méthode qui comporte le gros avantage de faire l’équilibre aussi bien du côté du fournisseur que du client est très complexe dans son application.

Cela augmente le risque d’erreurs, mais l’utilisation d’une solution électronique peut faire un grand bien.

Pour en savoir plus sur le traitement comptable et fiscal des débours, cliquez ici.

Les débours sont-ils soumis à la TVA ?

Dans la réalisation de prestations pour les clients, la société peut en arriver à engager des frais pour le compte et au nom de son client. Il s’agit des débours. Dans le cadre des débours, il n’est pas possible à l’entreprise d’appliquer la TVA lors de la refacturation des notes de frais.